在邮轮操作中，海乘的证书是一项非常重要的材料，如果发生遗失，证书过期，损坏等，将会影响到海乘的船期，亦或者已经到达港口或者已经上船，然后被船方遣返。
为了避免发生这种局面，我们需要按照要求扫描证书，并且进行命名；
1 海员证
海员证需要对内侧第一页进行扫描，命名为XX-SMPP,如张三的海员证，就是ZHANG
SAN-SMPP；
2 合格证和健康证
这两个证书都是双面的，所以扫描的时候需要两面一起扫描，建议同一个证书扫描成正反两面在一个 PDF文档里面，尽量避免正反各一个文件，扫描结束以后，合格证命名为XX-STCW，健康证命名为XX-MSA HC。如果不得已，实在无法扫描成一个文件，正面命名为XX-STCW 1,反面命名为XX-STCW2,健康证按照同样的方法；
3 服务簿
服务簿有很多页需要扫描，具体是2,3,4,5,6,7,38,39页，一共是4页8面；这些部分合起来生成一个PDF文档，命名为XX-SFID；
4 护照
护照需要对内侧第一页进行扫描，命名为XX-PP;
在实际操作中，我们发现一些代理和海乘朋友喜欢直接进行对证书进行拍照，然后发过来供使用；这是我们非常不推荐的一种做法，第一，拍的照片有时候非常模糊，我们无法辨识上面的编号，日期，科目等内容，要求发证书扫描件不是为了证明有证书，而是更好的读取证书上的内容；第二，拍的照片有时候会太大，有时候太小，有些照片有1MB甚至更大，这样的照片我们是不能使用的，系统无法读取，邮箱系统会拒收；
如果海乘或者代理所在的环境不允许使用扫描仪，我们推荐一个切实可行的办法，可以手机下载一个全能扫描王，用扫描王进行扫描，扫描王的使用办法可以参考下方的PDF文件“扫描王使用说明和要求”。
总之，清晰，完整，并且大小合适的证书扫描件是我们所需要的，太大，太小，模糊或者太暗的扫描件或者照片是我们不要的，请尽量在第一次的时候就提供符合要求的文件，否则，我们可能会要求重新扫描或者提供新的扫描件，这对双方都不是一件好事，会造成工作效率的降低，增加不必要的工作量。
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